TÄTIGKEIT - Bearbeitung der Bestände

          Die Vernachlässigungen in der Nachkriegszeit (siehe: Bevor die Teschener Bücherei entstand) verursachten, daß das Niveau der Bearbeitung der Bestände der Teschener Bücherei über den in den 20er und 30er Jahren erreichten Stand nicht hinausgegangen ist. Kataloge und Karteien der historischen Sammlungen, die ohne einheitliche Regeln angefertigt wurden, sind unvollständig und beinhalten manchmal Unstimmigkeiten. Ein Teil der Sammlung ist überhaupt nicht bearbeitet worden. Am besten ist die zeitgenössische Büchersammlung katalogisiert, obwohl man auch hier einige Lücken finden könnte. All das zwang die Teschener Bücherei gleich nach ihrer Entstehung zur vollen wissenschaftlichen Bearbeitung der vorhandenen Bestände. Diese Aufgabe wurde zu einer ihrer Haupttätigkeiten.
          Wegen der Größe der Sammlung, ihrem historischen Charakter und ihrer Verschiedenartigkeit ist das Bearbeitungsprogramm eine sehr komplizierte Aufgabe, die Disziplin und Konsequenz erfordert. Jegliche Abweichung von den genannten Richtlinien könnte zu einem völligen Chaos führen, deshalb wurde noch vor der formellen Eröffnung der Bücherei ein ausführliches Konzept der Bearbeitung seiner Bestände, der Katalogisierungsregeln und des Suchapparates sowie der Arbeitsplan ausgearbeitet. Bei der Ausarbeitung dieses Konzeptes wurde folgendes angenommen:
- die künftige Struktur der Bestände und der Suchapparat sollen optimale Werkzeuge für die Ausnützung der Bestände der Bücherei in bücherkundlichen und regionalen Forschungen sein; gleichzeitig soll die Struktur bestmögliche Schutz- und Sicherheitsbedingungen für die Bestände gewährleisten;
- die Richtlinien der Bearbeitung der einzelnen Kategorien der Sammlungen muß man möglichst vereinheitlichen, so daß der Bereich und Typ von Informationen in Beschreibungen der einzelnen Bestände einander ähnlich sind, ungeachtet der Form des beschriebenen Materials und dessen Anordnung in der Struktur der ganzen Sammlung;
- die Sammlung der Bücherei muß während der ganzen Bearbeitungszeit den Lesern zugänglich bleiben, der Prozeß muß also evolutionär verlaufen.
          Gemäß obigen Voraussetzungen, die im Mai 1994 durch den Programmrat der Teschener Bücherei (siehe: Der Rechtlicher Status und Organisationsstruktur) angenommen wurden, wurde auf die bisherige Einteilung der Sammlung in Provenienzbestände verzichtet. Man ging zu formellen Beständen über, die die Aufbewahrung erleichterte und bessere Schutzbedingungen für die Bestände sicherte. Es wurden folgende Bestände gebildet: alte Drucke (Bücher und Zeitschriften, herausgegeben bis 1800), alte Bücher (unregelmäßig erscheinende Serien und Einzelbände, herausgegeben 1801 - 1950), neue Bücher (Serien und unregelmäßig erscheinende Veröffentlichungen sowie die nach 1951 erschienenen Einzelbände), Zeitschriften (ab 1801), Handschriften, Dokumente des gesellschaftlichen Lebens, Bilder, Musikalien, Mikrofilme. Das Prinzip der formellen Einteilung wird nicht auf die Sammlung von Scherschnik angewandt, die wegen ihrer Spezifik und Ausstattung in ihrer alten Gestalt als Museum des Buches erhalten wird (siehe: Der Sitz). Lediglich werden die sich auf diese Sammlung beziehenden Beschreibungen auf die Gesamtkataloge der alten Drucke, alten Bücher, Zeitschriften u.s.w. gewendet.
          Die Bearbeitung der Sammlung wurde auf eine traditionelle Weise begonnen. Es wurden manuelle Kataloge und Karteien angelegt. In der Mitte des Jahres 1994 wurde aber dank der Unterstützung des Hauptvorstandes des Heimatvereines des Teschener Landes (Macierz Ziemi Cieszyñskiej) die Bücherei mit einem Computer mit dem Bibliotheksprogramm MAK ausgestattet. Da MAK zu sog. offenen Systemen gehört und dem Benützer die Möglichkeit gibt, die Formate der Beschreibungen allmählich frei zu modifizieren, wurde die Entscheidung getroffen, das Programm dem durch die Bücherei geführten Katalogisierungsprogramm anzupassen. Während einiger folgender Monate wurden die EDV-Formate der Beschreibung aller in der Bücherei aufbewahrten Kategorien von Dokumenten angefertigt.
          Bei der Anfertigung einzelner Formate wurde die Grundstruktur des Formats MARC BN nicht geändert. Die Modifizierungen, die auf der Hinzufügung neuer Felder beruhen, wurden gemäß geltenden Normen oder bei fehlenden Regelungen nach dem Muster wissenschaftlicher Bibliotheken durchgeführt. Es wurde vorausgesetzt, daß die Struktur aller Formate gleich bleibt und daß für ihre Bestimmung die Art des angezeigten Formulars ausschlaggebend sein wird. Zuden ist es aber wichtig, daß die analogischen Elemente der Beschreibung (z. B. Ausgabeort, Provenienz, Konkoradanz) unabhängig von der formellen Kategorie des beschriebenen Dokumentes in denselben Feldern angeordnet werden. Dies ist nicht nur bei einer Datenkonversion oder dem Zusammenschluß von Datenbanken mit den Beschreibungen von Dokumenten aus verschiedenen Kategorien wichtig, sondern auch für die Einhaltung der Zusammengehörigkeit der angesammelten Informationen. Gleichzeitig wurde dem angenommenen Katalogisierungskonzept gemäß bei der Ausarbeitung der Beschreibungsformate aller Dokumentenarten ein besonders großer Wert auf die Erweiterung und Vereinheitlichung derjenigen Beschreibungselemente gelegt, die für die Nützlichkeit des Suchapparates für bücherkundliche und regionale Forschung von entscheidender Bedeutung sind.
          Neben den Formanten der Katalogdatenbanken wurde ein separates, aber mit ihm korrelierendes Modul gebildet, der als ein Musterstichwörterbuch fungiert und gleichzeitig eine Art regionale Textkartei ist. Das Modul ist als eine Weiterentwicklung des Formates des Sachwortkataloges der Nationalbibliothek entstanden, das mit der Möglichkeit versehen ist, die mit Teschener Schlesien verbundenen Eigennamen und Informationen über die auf diesem Gebiet in der Vergangenheit wie heute tätigen Personen und Institutionen einzugeben. In der Praxis beruht eine Bildung der Regionaldatenbank auf der Eingabe aller bei der Bearbeitung der Bestände gefundenen Orts-, Institutions- und Pesonennamen, die mit der Region verbunden sind, auf deren Vereinheitlichung und Vervollständigung mit Grundfakten und Quellenangabe. Das Wörterbuch erlaubt also, die Eigennamen in den einzelnen Banken zu vereinheitlichen und ist eine selbständige Volltext-Datenbank des Teschener Schlesien. Es ist also einer der wichtigsten Bestandteile der in der Bücherei gebildeten Arbeitsstelle für regionale Forschungen (siehe: Zentrum für Heimatkunde).
          Nach der Einleitung des Computersystems wurde auf die meisten Handkarteien verzichtet. Zur Zeit gibt es nur einen alphabetischen Katalog alter Drucke und einen Alphabet- und Sachkatalog der nach 1800 herausgegebenen Bücher, einen Titelkatalog der Zeitschriften und alphabetischen Katalog für Musikalien und Mikrofilme. Das Grundsuchwerkzeug wurden erweiterte und vielseitige Verzeichnisse der EDV-Datenbanken (die Auflistung - s. unten) und die jeweils vom Systembenützer zusammengestelten zusammengesetzten Suchkriterien.
          Der Bearbeitungsprozeß wurde mit der Erfassung der Neuanschaffungen und der nichtkatalogisierten und nichtverzeichneten Materialien begonnen. Die einzelnen historischen Sammlungen, die mit alten Katalogen oder Karteien versehen sind, werden von ihm erst später erfaßt, wobei ihre Bedeutung für bücherkundliche und regionale Forschung über die Folge der Bearbeitung entscheiden wird. Um den Benützern ständigen Zugang zu den Beständen zu gewährleisten, hält man sich bei der Bearbeitung an das Prinzip, daß die Zeit der Ausschließung der Dokumente aus dem Bibliotheksverkehr nicht länger sein darf, als es die Bearbeitung fordert (siehe: Die Zugänglichmachung der Bestände).
          Die oben dargestellten Lösungen besitzen freilich keinen entgültigen Charakter. Das in der Bücherei benützte MAK-Programm ist ein wenig veraltet und gehört nicht zu den integrierten Systemen. In Hinkunft steht daher der Austausch des Programms gegen ein neues an, das es ermöglichen würde, die Datenbanken der Teschener Bücherei an das weltweite Informationsnetz anzuschließen. Der Austausch erfolgt aber nicht vor dem Umzug in einen neuen, entgültigen Sitz (siehe: Der Sitz), wo ein Computernetz mit einem neuen, integriertem Bibliothekssystem installiert wird.